İşletmeye giren mal, malzeme veya hizmet alışının irsaliyelerinin ön muhasebe sisttemine kaydedilip saklanması Satıcıya çek, senet ya da banka havalesi ile ödeme yapıldığında makbuzlarının mutlaka alınması, ön muhasebe sistemine girişlerinin yapılması ve dosyada saklanması Gelen faturalarla irsaliyelerin karşılaştırılması veya irsaliye geldiğinde verilen sipariş emri ile tutarlılığının incelenmesi hata varsa satıcılarla irtibata geçilmesi Malzeme teslim alış noktasıyla (depo, şantiye,mal kabul reyonu ) irtibatlı olup hatalı, kusurlu, ayıplı, malların veya hizmetin tesbiti. İşletmeye alınan demirbaş ve cari hesap niteliğindeki satıcı faturalarının sisteme kaydedilmesi ve dosyalanması. Alınan demirbaşların garanti belgelerinin mutlaka saklanması Alınan fatura, irsaliye gibi belgelerin tarihlerinin kontrolü, imzalarının kontrolünün yapılması Her türlü harcama ve gider evrakının makbuzlar dahil kaydedilmesi Kesilen her faturanın bir kopyasının klasörde saklanması Her ay sonunda bordro ve personel ücret pusulalarının alınması Alınan ücret pusulalarının imza karsılığı personele dağıtılması ve bir suretinin personel dosyasına konulması Yıllık izin kullanan personelin dilekcelerinin alınması ve izin defterini imzalamasının saglanması Rapor alan personelin raporlarının anında muhasebeye bildirilmesi Resmi dairelerden gelen yazılardan muhasebeyi ilgilendiren her türlü belge, bilginin muhasebeye zamanında ulaştırılması Bankalardan gelen bilgilerin, dekontların, yazıların muhasebeye ulaştırılması Vergi dairesi veya diğer resmi kurumlardan gelen imza karsılıgı belgelerin üzerine mutlaka tebellüğ yani alındığı günün tarihinin atılıp muhasebeye bilgi verilmesi ve bir kopyasının iletilmesi. Vergi dairesi, SSK ya da baska resmi kurumdan bir ziyaretçi geldiğinde (denetleme elemanı, inceleme elemanı ) derhal muhasebeci ile irtibat kurulup bildirilmesi, bilgi verilmesi. Küçük kasa mevcutsa belgesiz hiç bir ödemenin yapilmamasi ve alınan belgelerin geçerli olup olmadiğinin kontrolü. Vergi dairesi veya SGK'ya bir dilekçe yazılması durumunda mutlaka suretinin saklanmasi bir suretinin muhasebeye gönderilmesi. Bu bilgi ve belgelerin arşivlenmesi sırasında kolay bulunur, kaybolmayacak yapıda bir dosya sisteminin oluşturulması. Şirket için verilmiş olan şifre ve benzeri dokümanlarin düzgün saklanması. Şirket demirbaşlarının bir liste halinde kimin kullandığı da belirtilerek kayıt edilmesi